第４節 書式
- 文書番号は、右上とする。
文書番号というのは、その手紙を表わす個有の番号であって、文書台帳に登録されている。
(例)
運房発第５６‐２３号
これで、運輸省大臣官房発 昭和５６年度第２３号 の手紙であることを表している。
(例)
日立総企発５６‐２３号
(株)日立製作所総務部 企画課発 昭和５６年第２３番目 の手紙であることを表している。
なぜこのような文書番号をつけるかといえば、ひとつには、返事を出すとき、先に、運房発第５６‐２３号にてお問い合わせのあった件について、お答え申し上げますといった書き方ができるということ。
もうひとつは、万一、文書番号のついてない手紙がまいこんだとき、すぐにニセ手紙であることがわかるからである。
- 年月日は、原則として文書記号番号の下に記す。
- 文書番号、発信年月日とも、数字はアラビア数字を用いる。
- あて先は、原則として年月日の下に左のほうに寄せて記す。
- 発信者役職氏名は、原則としてあて先の下の行の右のほうに寄せて記す。
- 発信者は、原則として役職名を上に、氏名を下に、２行に分けて記す。
- 押印は、氏名の最後の１字の半ばに掛かるようにする。
- 件名は、発信者氏名の下の中央に記す。
公用文、社用文では、何についての話なのであるかを表題で表わし、その表題を「件名」という。
- 本文は、件名の下に書く。
- 最後に以上を書く。
- 次に、文例を示す。
文例
